Im Formularmanagementsystem FMS werden Formulare mit sogenannten Adhoc-Workflows abgebildet, d.h. die/der jeweils nächste Empfänger:in muss selbst bestimmt werden.

Was sind Workflows und warum nutzt man diese?

Ein Workflow (auch: Arbeitsablauf) ist eine strukturierte Abfolge von Arbeitsschritten in fester Reihenfolge. Jeder Workflow ist ein vollständiger Prozess mit klarem Start- und Endpunkt. Im Bereich des Formularmanagementsystems (FMS) bedeutet dies, dass Formulare häufig nicht nur von einer einzelnen Person ausgefüllt und unterschrieben werden, sondern dass mehrere Personen an diesem Prozess beteiligt sind. Das FMS bietet die elektronische Unterstützung für diesen Vorgang und erlaubt es, die Bearbeitung von Formularen mit weiteren Personen innerhalb des FMS zu teilen. Dies ermöglicht es, Formulare gemeinsam auszufüllen, andere Personen über den Inhalt des Formulars in Kenntnis zu setzen oder die benötigten Unterschriften zu erhalten.

Arbeiten mit Adhoc-Workflows im FMS

Bei der Implementierung des Workflows im FMS handelt es sich um einen Adhoc-Workflow und damit nicht um einen vordefinierten Prozess. Mit anderen Worten, Eintragungen in den Formularen können von Personen, welche am Workflow-Prozess beteiligt sind, ohne Einschränkungen vorgenommen werden. Dies impliziert auch, dass bereits ausgefüllte Bereiche verändert und angepasst werden können. Hierbei ist zu beachten, dass nur eine Person zeitgleich Veränderungen am Formular vornehmen kann. Die Reihenfolge, an wen der Vorgang zur Bearbeitung geschickt wird oder welche Bereiche einzelne Personen auszufüllen haben, ist jedoch nicht durch das FMS festgelegt und kann und muss frei von Ihnen gewählt werden.

Hinweise zum Umgang mit Workflows im FMS

Die Nutzung des Workflows im FMS und damit die Möglichkeit an einzelnen Formularen gemeinsam zu arbeiten, soll die Kommunikation untereinander verstärken und die Handhabung mit Formularen erleichtern.

Im Nachfolgenden werden die Funktionen und Möglichkeiten des Ad-hoc-Workflows im FMS erläutert und ausgeführt, wie Sie Vorgänge zur Bearbeitung von Formularen innerhalb des FMS an verschiedene Personen verschicken können. Beachten Sie zudem das FAQ am Ende dieser Seite, um weitere Hinweise zum Umgang mit Workflows im FMS zu erhalten. Sollten Sie noch keinerlei Erfahrung mit dem Formularmanagementsystem haben, lesen Sie sich bitte auch die dazugehörige Kurzanleitung durch.