Grundsätzliches

• die Abgabemeldung wird via https://forms.desy.de bearbeitet
• Aufgaben werden als E-Mail zugestellt bzw. sind auf der Webseite https://forms.desy.de zu finden.
• Alle Daten verbleiben im FMS und werden nicht per E-Mail verschickt.
• Initiator:innen/Bearbeiter:innen/Genehmiger:innen des Formulars sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang) jederzeit alle Informationen zum Vorgang
  • beteiligte Personen
  • Kommentare
  • aktuelle Formularinhalte
• Informierte sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang)
• beteiligte Personen
• KEINE Kommentare
• nur den Formularinhalt zum Zeitpunkt der Information
• Vertreter:innen können definiert werden (auch nur für bestimmte Formulare oder Zeiträume)

Vorbereiten des Formulars

• Ausfüllen des Formulars durch mehrere Personen möglich
  • nicht gleichzeitig, sondern nacheinander!
  • nicht festgelegt, wer welche Felder ausfüllt
  • wenige Pflichtfelder müssen vor dem Weiterschicken ausgefüllt werden
• ggf. Schicken des derzeitigen Bearbeitungsstandes zur Kenntnisnahme durch "Zur Info senden"
• Beteiligung der nächsten Person durch "Zur Bearbeitung senden"
• Auswahl mehrerer Personen gleichzeitig ist möglich, es kann aber nur eine dieser Personen die Aufgabe bearbeiten
• wenn Person doch nicht bearbeiten kann, kann durch "Vorgang zurückziehen" die Aufgabe zurückgenommen und jemand anderem geschickt werden
• Abschluss der Vorbereitung: "Zur Genehmigung senden in der Rolle Kostenstellenverantwortliche*r" an die/den jeweiligen Kostenstellenverantwortliche:n

Genehmigung/Unterschrift durch die/den Kostenstellenverantwortliche:n

• ggf. Vervollständigung bzw. Prüfung der ausgefüllten Felder
• Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein
• ggf. "Zurückschicken" der Bearbeitung an andere durch "Zur Bearbeitung senden"
• Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
  • ggf. Abspeichern des Formulars vor der Unterschrift, um die automatisch generierte ID-Nr. einzutragen
• Je nach Anschaffungswert ist Unterschrift des/der Bereichsreferent*in nötig:
• in diesem Fall Weitergabe an Bereichsleitung durch: "Zur Genehmigung senden in der Rolle Bereichsreferent*in" an die jeweilige Bereichsleitung
• sonst gleich Weitergabe an V4-Verwertung durch  "Zur Genehmigung senden in der Rolle Verwerter*in" an die Gruppe Verwertung-Hamburg oder Verwertung-Zeuthen

Genehmigung/Unterschrift durch die Bereichsleitung

• Je nach Wert ist ggf. eine Genehmigung/Unterschrift durch die Bereichsleitung nötig
• Änderung aller Formularfelder möglich
  • Empfehlung: zur Kenntnisnahme der Änderungen "Zur Info senden" an Kostenstellenverantwortlichen
• Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
• alle ausgefüllten Felder werden gesperrt, d.h. sind nicht mehr veränderbar
• Weitergabe an V4-Verwertung durch  "Zur Genehmigung senden in der Rolle Verwerter*in" an die Gruppe Verwertung-Hamburg oder Verwertung-Zeuthen

Bearbeitung durch V4

• wenn Änderungen durchgeführt werden sollen, ist dies nur möglich
  • durch Entfernen der Unterschriften von Bereichsleitung/Kostenstellenverantwortlichen
  • "Zur Bearbeitung senden" zurück zur Bereichsleitung/Kostenstellenverantwortlichen mit einem entsprechenden Kommentar
• Ausfüllen der V4-Formularfelder
• Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
• Weitergabe an V3 durch "Zur Bearbeitung senden"

Bearbeitung durch V3

• wenn Änderungen durchgeführt werden sollen
  • Unterschrift der/s "Verwerter:in" kann  bestehen bleiben
  • Entfernen der letzten Unterschrift (Kostenstellenverantwortlich:er/Bereichsreferent:innen)
  • Durchführen der Änderungen
  • "Zur Genehmigung senden"  mit einem entsprechenden Kommentar mit der Bitte um Unterschrift und Bitte um Weitergabe danach an V3 durch "Zur Bearbeitung senden" an V3
  • ggf. im CC an z.B. ursprünglichen Kostenstellenverantwortlichen
• Ablage des PDFs im (V4) Verwertungsordner auf dem Laufwerk
• Abschluss des Vorgang im FMS durch "Vorgang abschließen" 
• Initiator:in bekommt entsprechende E-Mail
• d.h. nicht, dass der gesamte Verwertungsprozess abgeschlossen ist

Grundsätzliches

• das Einstellungsgesuch wird via https://forms.desy.de bearbeitet
• Aufgaben werden als E-Mail zugestellt bzw. sind auf der Webseite https://forms.desy.de zu finden.
• Alle Daten verbleiben im FMS und werden nicht per E-Mail verschickt.
• Initiator:innen/Bearbeiter:innen/Genehmiger:innen des Formulars sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang) jederzeit alle Informationen zum Vorgang
  • beteiligte Personen
  • Kommentare
  • aktuelle Formularinhalte
• Informierte sehen über die Historie (nach ihrer Einbindung in den Vorgang)
• beteiligte Personen
• KEINE Kommentare
• nur den Formularinhalt zum Zeitpunkt der Information
• Vertreter:innen können definiert werden (auch nur für bestimmte Formulare oder Zeiträume)

Vorbereiten des Formulars durch z.B. die Sekretariate

• Ausfüllen des Formulars durch mehrere Personen möglich
  • nicht gleichzeitig, sondern nacheinander!
  • nicht festgelegt, wer welche Felder ausfüllt
  • keine Pflichtfelder vor dem Weiterschicken
• ggf. Schicken des derzeitigen Bearbeitungsstandes durch "zur Info senden"
• Beteiligung der nächsten Person durch "Zur Bearbeitung senden"
• wenn Person doch nicht bearbeiten kann etwa wegen Abwesenheit, kann durch "Vorgang zurückziehen" die Aufgabe zurückgenommen und jemand anderem geschickt werden
• Auswahl mehrerer Personen gleichzeitig ist möglich, es kann aber nur eine dieser Personen die Aufgabe bearbeiten
• Abschluss der Vorbereitung "Zur Genehmigung senden in der Rolle Gruppenleitung" an die jeweilige Gruppenleitung.

Genehmigung/Unterschrift durch die Gruppenleitung

• ggf. Vervollständigung bzw. Prüfung der ausgefüllten Felder
• Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein
• ggf. "Zurückschicken" der Bearbeitung an Sekretariat/Fachgruppenleitung durch "Zur Bearbeitung senden"
• Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
• Weitergabe an Bereichsleitung durch "Zur Genehmigung senden in der Rolle Bereichsleitung" an die jeweilige Bereichsleitung

Genehmigung/Unterschrift durch die Bereichsleitung

• Änderung aller Formularfelder möglich
  • Empfehlung: zur Kenntnisnahme der Änderungen "Zur Info senden" an Gruppenleitung
• Unterschreiben durch Klick auf das Signaturfeld
• Bis auf die Felder „Job-ID“, „Entgeltgruppe“, „Stufe“,„Einstellungsdatum“und die Namen der nicht einzustellenden Bewerber:innen werden alle ausgefüllten Felder gesperrt, d.h. sind nicht mehr veränderbar.
• Weitergabe an Recruitment/V22 durch: "Zur Bearbeitung senden" an die auszuwählende Gruppe" V22-Recruitment" oder (ab November 2021) Weitergabe an Recruitment/V22 durch: Klick auf den grünen Button „An V22-Recruitment versenden“.

Bearbeitung durch Recruitment/V22

• Änderungen der Felder „Job-ID“, „Entgeltgruppe“, „Stufe“, „Einstellungsdatum“, Namen der nicht einzustellenden Bewerber:innensind ohne Entfernen der Unterschrift von Bereichsleitung/Gruppenleitung möglich.
• Änderungen in den anderen Feldern sind nur möglich
  • durch Entfernen der Unterschriften von Bereichsleitung/Gruppenleitung
  • "Zur Bearbeitung senden" zurück zur Gruppenleitung/Bereichsleitung mit einem entsprechenden Kommentar
• Erstellen eines PDFs, das in EASY abgelegt wird
• Ausdruck des PDFs und Weitergabe an V21 etc.
• Eingangsstempel wie gehabt
• Initiator:in bekommt entsprechende E-Mail
•  d.h. nicht, dass der gesamte Einstellungsprozess abgeschlossen ist. Die Weiterbearbeitung findet in den Fachgruppen von V2 statt und ist ggf. in EASY sichtbar.
• Abschluss des Vorgang im FMS durch "Vorgang abschließen", nachdem von der/dem Bearbeitenden bei V22 am Ende des Formulars eine Unterschrift gesetzt wurde